Prawidłowe przechowywanie dokumentów wiąże się z przestrzeganiem szeregu zasad. Część dotyczy okresu przechowywania, inne z kolei określają, w jaki sposób zapewnić aktom bezpieczeństwo. Ich znajomość jest niezbędna, bo w przeciwnym razie możemy zostać obciążeni karami pieniężnymi za nieprzestrzeganie RODO oraz przepisów krajowych.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów wiąże się z przestrzeganiem szeregu zasad. Część dotyczy okresu przechowywania, inne z kolei określają, w jaki sposób zapewnić aktom bezpieczeństwo. Ich znajomość jest niezbędna, bo w przeciwnym razie możemy zostać obciążeni karami pieniężnymi za nieprzestrzeganie RODO oraz przepisów krajowych.

Podstawowe informacje dotyczące okresu przechowywania dokumentów

W każdym przedsiębiorstwie można wyróżnić różnego rodzaju dokumentację. Ów różnice między aktami zaznaczają się nie tylko w ich przeznaczeniu lub w ich treści, ale również w sposobie postępowania z nimi. Przedsiębiorca, aby działać w granicach prawa, powinien znać aktualne przepisy dotyczące przechowywania dokumentów i konsekwentnie się do nich stosować. Najlepszym rozwiązaniem jest odpowiedni podział dokumentacji na kategorie. Takie podejście może znacznie ułatwić przestrzeganie obostrzeń związanych z okresem przechowywania dokumentów. W tym celu stosuje się profesjonalną archiwizację. Dzięki niej rozeznanie się w aktualnie zgromadzonych dokumentach nie sprawia problemu, a przedsiębiorca efektywnie może podejmować decyzje dotyczące sposobu działania w związku z konkretnym typem dokumentacji. Najłatwiejszy podział obejmuje:

  • Dokumenty ZUS

Wśród dokumentacji ZUS można rozróżnić różne typy akt, m.in. miesięczne raporty, dokumentację korygującą oraz deklaracje rozliczeniowe. Na mocy art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, taką dokumentację przechowywać trzeba przez okres pięciu lat (jest on liczony od dnia, w którym przekazaliśmy dokumenty do ZUS).

  • Dokumenty pracownicze

Nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie z początkiem stycznia 2019 roku, wprowadziła bardzo dużą zmianę w sferze przechowywania dokumentów pracowniczych. Jeszcze niedawno zakład pracy mógł przechowywać dane osobowy pracownika aż przez 50 lat od daty zakończenia umowy. Obecnie okres ten został skrócony do 10 lat. Tutaj warto wspomnieć o przepisach, które weszły w życie z początkiem roku 2020. Rozporządzenie z grudnia 2018 roku (§ 8 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej) określa bowiem, że przedsiębiorcy mają 12 miesięcy na zapewnienie odpowiednich warunków, które zabezpieczą dokumentację pracowniczą i ochronią ją przed zniszczeniem. Zapis mówi również tym, że takim aktom należy zapewnić odpowiednią temperaturę i wilgotność.

  • Dokumenty podatkowe

Ten typ dokumentacji należy przechowywać przez okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania podatkowego. W praktyce oznacza to, że deklaracje PIT, którą wypełnimy za zeszły rok, musimy przechowywać aż do końca roku 2025. Należy zdawać sobie sprawę, że w niektórych przypadkach konieczne będzie dłuższe przechowywanie dokumentów. Dotyczy to osób, które rozliczają stratę z ubiegłych lat, wynikającą ze sprzedaży akcji lub po prostu, z prowadzonej działalności gospodarczej.

Przechowywanie dokumentów a RODO

Porządek w aktach to nie tylko wygoda, to również wymóg prawny. Art. 83 Kodeksu karnego skarbowego określa, że brak archiwizacji lub niewłaściwe przechowywanie dokumentów może wiązać się z karą pieniężną. Taka grzywna sięga nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Wcześniej wspomniane zasady dotyczące przechowywania akt mogą oczywiście się zmieniać, dlatego należy regularnie weryfikować swoją wiedzę. Wraz z wejściem w życie RODO, dodatkowym, niezwykle ważnym aspektem przechowywania dokumentów, stało się bezpieczeństwo.

Zgodnie z RODO przechowywanie dokumentacji to ich przetwarzanie. Rozporządzenie nakłada na administratora informacji obowiązek takiego zabezpieczenia danych, aby nie uległy one dezintegracji i nie były narażone na to, że dostęp do nich zyska ktoś nieupoważniony. Rozporządzenie nie określa jednak, jak taka ochrona miałaby dokładnie wyglądać. Oznacza to, że każde przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić własną analizę ryzyka – rozpoznać problematyczne punkty, a następnie wdrożyć konkretne procedury, które to ryzyko zniwelują. Czy będą to jedynie zamykane na klucz szafy, czy może nowoczesna instalacja antywłamaniowa – w tej sferze przedsiębiorca ma duża dowolność. Jeśli jednak na skutek jego niedopatrzeń dojdzie do „wycieku” danych osobowych, może zostać obarczony wysoką karą za złamanie przepisów RODO.

Przedsiębiorca musi pamiętać więc nie tylko o okresach przechowywania, ale też priorytetowo podchodzić do ochrony danych. Samodzielna realizacja tych wszystkich wytycznych może być męcząca, kosztochłonna i czasochłonna. Z tego powodu wiele firm decyduje się na współpracę ze specjalistami. Ekoakta oraz inne przedsiębiorstwa oferujące profesjonalne przechowywanie dokumentów, działają zgodnie z wytycznymi RODO. Dzięki nowoczesnej infrastrukturze nierzadko zapewniają dokumentacji dużo lepszą ochronę, niż jest w stanie to zrobić administrator tych danych. Nawiązanie współpracy z taką firmą nie tylko pozwala solidne zabezpieczenie dokumenty, ale chroni też przedsiębiorcę przed ewentualną odpowiedzialnością finansową za wyciek danych.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here