Kary finansowe, które czekają firmę dopuszczającą się zaniedbań na polu ochrony danych osobowych, są monstrualne. W zależności od wielkości przedsiębiorstwa, sięgać mogą nawet 10-20 mld euro (lub 2-4% rocznego obrotu). Profesjonalni usługodawcy oferujący niszczenie dokumentów przychodzą z pomocą wszystkim firmom, którym zależy na pozbyciu się niepotrzebnych akt zgodnie z obowiązującym prawem, w tym z przepisami RODO. Ogromne znaczenie w całym tym procesie ma wykorzystanie systemu bezpiecznych pojemników.
Co warto wiedzieć o bezpiecznych pojemnikach, używanych w procesie niszczenia dokumentów?
- Wygodny otwór wrzutowy
Profesjonalne pojemniki pozwalają na szybki i sprawny załadunek akt. Otwór wrzutowy odpowiedniej wielkości znacznie ułatwia cały proces. Dodatkowo niektóre firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów (np. Rhenus Data Office Polska) proponują klientom pomoc w opróżnianiu piwnic, archiwów, szaf i półek.
- Odpowiedni materiał
Przede wszystkim, bezpieczne pojemniki muszą zapewniać maksimum ochrony danych. Wykonuje się je często z aluminium lub całkowicie nieprzezroczystego plastiku. Konstrukcja ma też doskonale chronić akta podczas transportu.
- Wielkość pojemnika dopasowana do potrzeb przedsiębiorstwa
Profesjonalne firmy starają się wyjść naprzeciw oczekiwaniom klienta i proponują pojemniki o różnorodnej wielkości. W ten sposób zarówno niewielkie przedsiębiorstwa, jak i duże, międzynarodowe korporacje mogą sprawnie załadować akta, a następnie przekazać je konwojentowi.
Kontrola nad pojemnikami
Zapełnienie pojemników dokumentami przeznaczonymi do zniszczenia to dopiero pierwszy etap całego procesu. Następnie należy taki ładunek bezpiecznie przewieźć do miejsca, w którym nastąpi utylizacja. Powierzanie takich cennych dokumentów zewnętrznej firmie może budzić pewnego rodzaju dyskomfort. Aby oszczędzić sobie stresu i jednocześnie mieć całkowitą pewność, że akta będą bezpieczne, najlepiej jest nawiązać współpracę z firmą, dającą klientowi pewien zakres kontroli nad całym procesem. Niektóre przedsiębiorstwa dysponują pojazdami wyposażonymi w GPS. Osoba zlecająca usługę może obserwować, jaką trasę pokonuje pojazd i dokładnie wiedzieć, kiedy akta trafiły do celu, czyli do specjalistycznej placówki, w której dokonuje się niszczenia dokumentów oraz przeprowadza utylizację akt.
Mówiąc o kontroli klienta nad pojemnikami, warto wspomnieć jeszcze o samym procesie załadunku. Rzetelne firmy sporządzają specjalny protokół z zamknięcia pojemnika. Cały proces oplombowania odbywa się na oczach klienta. Z kolei po zrealizowaniu zlecenia, klient otrzymuje odpowiednie potwierdzenie na maila. Mimo że specjaliści zabierają pojemnik z firmy i dokumenty znikają z przedsiębiorstwa, osoba zlecająca niszczenie akt ma cały czas kontrolę i wiedzę nad tym, jak przebiega proces.
Co z nośnikami informacji innymi niż papier?
Coraz więcej firmowych danych jest digitalizowanych. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że takie nośniki jak płyty DVD czy płyty CD w świetle RODO również obejmuje ochroną. Gdy w progu firmy zjawi się przedstawiciel jednostki zajmującej się niszczeniem dokumentów, przekazać możemy mu więc nie tylko dokumenty w wersji papierowej, ale też nośniki. Dane te są bowiem prawnie traktowane w taki sam sposób. Muszą być więc odpowiednio zabezpieczone przed dostępem niepowołanych osób oraz zniszczone tak, żeby poszczególnych informacji nie dało się odczytać lub odzyskać.
Stres wynikający z wprowadzania nowych zasad dotyczących przetwarzania danych nie powinien odciągać nas od spraw związanych z rozwojem własnego przedsiębiorstwa. Zamiast poświęcać uwagę i czas przedawnionym dokumentom, warto skupić się na kwestiach realnie wpływających na kondycję firmy. Z pomocą przychodzą wyspecjalizowani usługodawcy, którzy dzięki systemowi bezpiecznych pojemników codziennie odciążają firmy z ton dokumentacji i jednocześnie chronią wrażliwe dane. Możliwość całkowitego wykluczenia ryzyka ujawnienia poufnych informacji to największa wartość, która wiąże się ze współpracą z taką firmą.
